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做一个好秘书的秘诀

峰振网 时间:2020-10-16 14:23:09 来源:峰振资讯网

人在职场[rzzch.cn]报道:其实在认识 Rachel 之前,我对“秘书”的理解跟大多数人一样简单,觉得秘书就是伺候人的活儿,只要有点儿眼色,没什么 太难的,最需要的就是耐心。直到有机会跟 Rachel 这个在三家著名外企任职过的“资深秘书”见面聊天,才明白许多看似简单的 事情,做起来却并不那样容易。

“提起秘书,大多数人都会想到漂亮的女孩。事实上在国外,真正优秀的秘书大多已近不惑之年,或许年龄更大。他们真的非 常专业,以我现在的经验是没法比拟的。”这个高挑的女孩子,一 身干练的职业套装,说话时的语调平稳却很有力度,老到的样子 显得比同龄人成熟许多。

垫脚撑起半边天

2000 年,英语专业毕业的 Rachel 阴差阳错地进入一家法国 公司做秘书工作。当时公司规模还小,许多制度体系不完善,反 而给Rachel 更多锻炼机会。“其实,做秘书最担心的是得不到上 司的信任,因此,在与一个新老板相处的时候,最先要做的就是获取他的信任。”

公司要从厦门搬到上海,为了选址让上司满意,Rachel 下了 很大工夫。“在做事之前,一定要知道上司的口味,否则,你累死累活地跑半天,却不一定有好效果。而且在给上司提出你的建议时,一定要有十分充足的理由让他相信,你的选择是对的 !”在搞明白上司将来想要居住的地段和他心中的期望价格之后,她跑遍了上 海所有的写字楼,把各个写字楼的交通状况、周边服务、居住设 施全都调查了一遍。

这件事办得很成功,Rachel 的秘书生涯漂亮地打了头一仗。“其实许多小事情也在不断地渗透出上司对你信任与否。”Rachel 笑着说,就像订机票、安排行程,有人觉得是再简单不过的事情,不需要任何技巧。其实每个老板都有自己的“口味”,他喜欢乘哪个时段、哪个航空公司的飞机,在飞机上喜欢坐哪个位子 ( 靠窗口还是靠走廊,头等舱还是经济舱 ),喜欢住哪家宾馆、哪个楼 层 ( 吸烟还是不吸烟的 )、什么样标准的房间等等,这一切秘书都必须了如之掌。“老板不会亲口告诉你‘我喜欢什么\\’,很多时候 要你用心地去想、去琢磨,虽然是小事情,但一次两次办不好,老板就会渐渐丧失对你的耐心和信任。”

一个好的秘书是能顶半边天的。比如 check E-mail 这种事。 刚开始,上司让 Rachel check 完后还要再检查一遍,等过几个月后,Rachel 对上司的想法已经了解透彻,她明白哪些 E-mail 是 老板认为必须处理的,哪些是不急需处理的,渐渐地上司就完全相信了 Rachel 的判断。“赢取信任需要一个过程,在这个过程中,只有自己用心摸索。”

在 Rachel 眼里,想要做一个合格的秘书,一定要切实地关心 自己的上司,这种关心不是常人眼中的阿谀奉承。比如在开会的 时候,一个合格的秘书明白什么时候应该进入会议室给上司送杯 水,或者提醒他注意休息等等。“许多人瞧不起这样的小动作,觉 得没什么了不起。其实,经历了 3 个小时甚至更长的会议后,他 这个时候已经很渴、很疲倦了,一个关心的小举动,会拉近你和 上司的距离。”

Rachel 诚恳地说,老板也是人,他们也时常为人际关系头疼,许多老板在别人面前掩饰得很好,其实,他们很难有交心的人,秘书和司机恐怕是他们最亲密的人了。“作为他身边最贴近的下属 和同事,如果他信任你,会跟你讲许多他的烦恼和困惑,因为他知 道,你不会到处乱讲。更好的秘书,还能够为上司出主意,替他们 解除困惑。”

“老板永远是对的 !”

中国有句古话,“伴君如伴虎”。和上司相处的过程,不但是相互信任的过程,同时也是磨合的过程。

Rachel 回忆起自己刚入行时的一段遭遇。 在法国公司做秘书时的 Rachel,因为 没有太多经验,上司说的一切命令她都只是用“好的”来回答。后来她渐渐意识到 这样做可能导致每件事情都无法完成。于 是,在进入飞利浦公司担任亚太区总裁秘 书后,她学会了积极跟上司有效沟通,不 能做的一定事先明说。“上司可能会一天 交付 10 项任务,而你或许只能做好 5 项,开始就应该跟上司讲明白,我只能完成其 中 5 项,如果都做,可能会做得一塌糊涂。 这样,他会另行安排合适的人选协助你完 成工作。如果什么都用‘好的\\’作回答,最终吃苦果的只有自己,而且逐渐会让老板怀疑你的能力。”

“中国人不太善于 challenge 自己的 上司,任何事情都容易唯命是从。但在外 企,上司更愿意在第一时间知道你遇到的 困难和想法,这样更有利于他下一步工作 计划的执行。”

“老板永远是对的。与上司相处的过 程难免会有被误解的时候,这个时候最好 先站在上司的角度思考他为什么会这样想,而后找个合适的时解释清楚。如果一开始就不顾一切地去解释,只会适得其反。”

Rachel 谈起自己曾经遇到过的一个 麻烦。中秋节发月饼票,在计算时忘记了 司机的份额,当 Rachel 发现时有点儿慌。一位部门经理知道后把自己的份额让给了 司机,Rachel 很高兴。当时上司在泰国出 差,Rachel 就 发 E-mail 给 他,说 事 情得 到了解决。得到的回复却是上司的大发雷 霆 :“你没有任何权力来帮我决定事情 !” Rachel 当然很不开心,后来静心一想,明白是自己在信里没有写清楚,让上司误以 为自己把他的月饼票给了司机,擅自动用 他的私人物品。“我当时没有即刻打电话 给他,只是写E-mail 说一切等你回来解释。如果马上打电话辩解,老板会认为你在挑衅他,事情只会更糟。静下心来找原 因才是关键,要把握一个原则——老板永 远是对的。他发脾气也好,表扬也好,他 有自己的立场,多站在他的角度考虑问题,会让自己做事情事半功倍。”

潜伏的“贵人”

“我一直相信一句话,‘你成功的一 半是由上司定义的’。和上司的融洽相处,同时也是对自己的成全。”Rachel 谈起这 一点深有体会。

Rachel 离开秘书行业已经有半年时 间了,而她的事业转型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要调任北京,当时的 Rachel有两个选择,和老板一同 去北京继续秘书工作 ; 或者留在上海,重 新开始另一个新角色,在这家全球著名的信用卡公司做金融客户专员。经过几夜不眠的思量,Rachel 决定选择后者。

“我相信跟我共过事的人,再做任何 事情都同样出色。”这是上司临走时留给 她的一句话。Rachel 开始做一个真正意 义上的职员,开始有机会接触公司的核心 业务。初期的转型困难重重,前任上司却在遥远的北京一直关心着Rachel 的成长。每次回上海,有机会的话都会面对面给她肯定和鼓励,让从没学过金融的Rachel 越来越有信心,在新岗位上也越 来越适应。

【rzzch.cn编者按】如何与副职上司融洽相处? 与上司和睦相处的9条准则

问起Rachel 有没有过怕上司的心态,Rachel 笑着说,和上司相处,说难也不难。千万不要因为他是你的老板你就拿他当God,要把他看做是自己的同事,出了公司大门是自己的朋友。有了这样的平 和心态,才可以更放松地和他相处。”

你和工作伙伴在工作上相互依赖,老板也不例外。对照以下这些管理细节,你很好 地实现了老板对你的期望了吗?

文章整理:人在职场网站 http://www.rzzch.cn


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